Datenschutzerklärung

Dies ist eine unverbindliche Übersetzung. Rechtlich verbindlich ist die portugiesische Fassung, die bei Abweichungen Vorrang hat.

Diese Erklärung beschreibt in einfacher Sprache, wie KidEntry personenbezogene Daten verarbeitet, um Organisationen, Teams und Bezugspersonen bei Anmeldung, Anwesenheit, Abholung und Kommunikation rund um Kinder zu unterstützen. Sie ersetzt nicht die internen Hinweise der Organisation, die KidEntry nutzt, sondern beschreibt, wie die Plattform aufgebaut ist, um mit Sorgfalt, Sicherheit und unter Beachtung des Datenschutzrechts zu arbeiten.

Wer die Plattform nutzt und wer über die Daten entscheidet

KidEntry wird von Gemeinden, Schulen, Veranstaltungen und anderen Organisationen genutzt, die Kinder, Bezugspersonen und Mitarbeitende erfassen. In der Regel legt die Organisation fest, welche Daten eingegeben werden, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. KidEntry stellt die Technologie bereit, um diese Informationen zu speichern, abzufragen, zu synchronisieren und zu schützen.

Daten, die wir verarbeiten können

Je nachdem, wie die Organisation das System konfiguriert und nutzt, können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Daten von Kindern, etwa Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Gruppe, Raum, Foto, Geschlecht für den Avatar, Ernährungseinschränkungen, Gesundheitshinweise und besondere Bedürfnisse.
  • Daten von Bezugspersonen, etwa Name, Verwandtschaftsverhältnis, Telefon, E-Mail, Ausweisdokument, Foto, geschütztes Passwort und die Verknüpfung mit einem oder mehreren Kindern.
  • Daten von Mitarbeitenden, etwa Name, Zugriffsprofil, Kontakt, E-Mail, Telefon, Steuernummer (falls angegeben), Foto und geschütztes Passwort.
  • Check-in- und Check-out-Aufzeichnungen, einschließlich Uhrzeit, Raum, Gruppe, bedienender Person und der betrieblichen Informationen, die zur Bestätigung von Ankunft, Aufenthalt und Abholung nötig sind.
  • Einwilligungen, einschließlich Art, Version des akzeptierten Textes, Datum, eines etwaigen Widerrufs und minimaler technischer Signaturdaten wie IP-Adresse und Browser, sofern erhoben.
  • Abonnement- und Abrechnungsdaten der Organisation, etwa Tarif, Status sowie Stripe-Kunden-, Abonnement- und Preis-IDs, ohne dass vollständige Kartennummern in KidEntry gespeichert werden.
  • Technische Daten, etwa Sitzungskennungen, Prüfprotokolle, Push-Benachrichtigungstokens, Fehler, Browser, Gerät und Sicherheitsaufzeichnungen.

Wofür die Daten verwendet werden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um die Kernfunktionen von KidEntry bereitzustellen: Konten anlegen, Nutzer authentifizieren, Räume und Gruppen organisieren, Anwesenheit erfassen, feststellen, wer ein Kind abholen darf, Etiketten und QR-Codes erstellen, Hinweise senden, den Support unterstützen sowie gesetzliche, vertragliche, steuerliche, Sicherheits- und Prüfpflichten erfüllen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen Daten von Kindern nicht für verhaltensbasierte Werbung. Außerdem erlauben wir Bezugspersonen und Kindern nicht, Inhalte zu veröffentlichen, die für andere Nutzer außerhalb des Kontexts der Organisation sichtbar sind.

Datenschutzrecht und Daten von Kindern

Daten von Kindern erfordern besondere Sorgfalt. Die Organisation muss die Einwilligung der Eltern oder Bezugspersonen einholen und dokumentieren, wo das Gesetz dies verlangt, und darf nur die für Betreuung, Sicherheit, Identifikation und den Betrieb des Dienstes erforderlichen Daten eingeben. KidEntry bietet Einwilligungsnachweise und Zugriffskontrollen, um diese Abläufe zu unterstützen.

Sensible Informationen wie Gesundheitshinweise, Ernährungseinschränkungen, besondere Bedürfnisse und rechtliche Abholbeschränkungen sollten nur ausgefüllt werden, wenn sie dem Schutz des Kindes dienen oder zur Erfüllung einer Pflicht der Organisation nötig sind.

Dienste, die Daten verarbeiten können

Für den Betrieb der Plattform können einige Anbieter Daten in unserem Auftrag oder im Auftrag der Organisation verarbeiten:

  • Anwendungsdatenbank und Hosting, genutzt für Konten, Datensätze, Anwesenheit, Prüfung und Einstellungen.
  • S3-kompatibler Dateispeicher, etwa AWS S3, SeaweedFS, MinIO oder ein gleichwertiger Dienst, genutzt für Fotos, Logos und für die Anmeldung erforderliche Bilder.
  • AWS SES oder ein anderer vom Betreiber konfigurierter SMTP-Anbieter, genutzt für Transaktions-E-Mails, Test-E-Mails, Einladungen und Kontowiederherstellung.
  • Stripe, genutzt für Checkout, Abrechnungsportal, Rechnungen und den Abonnementstatus der Organisation.
  • Firebase Cloud Messaging und Apple Push Notification Service, sofern aktiviert, genutzt zur Zustellung von Benachrichtigungen an Android-, Web- und iOS-Geräte.

Diese Dienste müssen mit eigenen Konten und geschützten Zugangsdaten des Betreibers konfiguriert werden. KidEntry vermeidet es, Geheimnisse im Browser offenzulegen, und hält echte Schlüssel aus dem Repository heraus.

Offline-Nutzung und Zwischenspeicher auf dem Gerät

KidEntry kann als PWA laufen und temporäre Daten im Browser oder in der App speichern, damit das Team auch bei instabiler Verbindung Daten einsehen und Check-ins erfassen kann. Dieser Zwischenspeicher kann Listen von Kindern, Räumen, Gruppen, Anwesenheitsstatus und noch nicht hochgeladene Aktionen enthalten.

Diese Daten bleiben auf dem Gerät des Teammitglieds oder der Bezugsperson und werden mit dem Server synchronisiert, sobald die Verbindung wieder besteht. Wir empfehlen daher passwortgeschützte Geräte, den Verzicht auf unkontrolliert geteilte Geräte und das Abmelden, wenn es angebracht ist.

Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Daten so lange auf, wie es nötig ist, um den Dienst zu erbringen, den Sicherheitsverlauf zu erhalten, gesetzliche Pflichten zu erfüllen oder berechtigte Interessen der Organisation zu wahren, etwa die Prüfung von Abholungen und Anwesenheit. Tarife können begrenzen, wie viel Verlauf verfügbar ist.

Beantragt eine Organisation, Bezugsperson oder betroffene Person die Löschung, wird der Antrag unter Berücksichtigung gesetzlicher Pflichten, des Kinderschutzes, von Einwilligungsnachweisen, Prüfungen und Betrugsprävention geprüft. Lokal zwischengespeicherte Daten müssen ggf. auf dem Gerät selbst entfernt werden – durch Abmelden, Leeren von App/Browser oder erneutes Synchronisieren.

Rechte betroffener Personen

Eltern, Bezugspersonen, Mitarbeitende und andere betroffene Personen können im Rahmen gesetzlicher und betrieblicher Grenzen Bestätigung der Verarbeitung, Auskunft, Berichtigung, gegebenenfalls Datenübertragbarkeit, Informationen über die Weitergabe, Überprüfung von Einwilligungen, Widerspruch und Löschung verlangen. Der direkteste Weg ist, sich zuerst an die Organisation zu wenden, die den Datensatz angelegt hat.

Sicherheit

KidEntry nutzt Kontrollen wie Authentifizierung, geschützte Sitzungen, Zugriffsprofile, Prüfprotokolle, Trennung nach Organisation, HTTPS im Produktivbetrieb, geschützt gespeicherte Passwörter und sorgfältigen Umgang mit Umgebungsgeheimnissen. Keine Plattform ist frei von Risiken, aber wir arbeiten daran, die Angriffsfläche zu verringern und den Zugriff auf das Notwendige zu beschränken.

Kontakt

Bei Fragen zu einem bestimmten Datensatz wenden Sie sich an die dafür verantwortliche Organisation. Für technische Fragen oder Anliegen zur Plattform nutzen Sie den in der App oder im Vertrag der Organisation angegebenen Support-Kanal.