Politique de confidentialité

Qui l'utilise et qui décide des données

KidEntry est utilisé par des églises, écoles, événements et autres organisations qui enregistrent enfants, responsables et équipe. En règle générale, l'organisation définit quelles données sont saisies, qui peut y accéder et combien de temps elles doivent être conservées. KidEntry fournit la technologie pour stocker, consulter, synchroniser et protéger ces informations.

Données que nous pouvons traiter

Selon la configuration et l'utilisation du système par l'organisation, les données suivantes peuvent être traitées :

• Données de l'enfant, comme le prénom et le nom, la date de naissance, la classe, la salle, la photo, le sexe pour l'avatar, les restrictions alimentaires, les notes de santé et les besoins spécifiques.
• Données du responsable, comme le nom, le lien de parenté, le téléphone, l'e-mail, la pièce d'identité, la photo, le mot de passe protégé et le lien avec un ou plusieurs enfants.
• Données de l'équipe, comme le nom, le profil d'accès, le contact, l'e-mail, le téléphone, le numéro fiscal s'il est fourni, la photo et le mot de passe protégé.
• Enregistrements d'arrivée et de départ, y compris l'heure, la salle, la classe, l'opérateur et les informations opérationnelles nécessaires pour confirmer l'arrivée, la présence et la récupération.
• Consentements, y compris le type, la version du texte accepté, la date, une éventuelle révocation et un minimum de données techniques de signature comme l'IP et le navigateur, lorsqu'elles sont collectées.
• Données d'abonnement et de facturation de l'organisation, comme la formule, le statut et les identifiants Stripe de client, d'abonnement et de prix, sans stocker les numéros de carte complets dans KidEntry.
• Données techniques, comme les identifiants de session, journaux d'audit, jetons de notification push, erreurs, navigateur, appareil et enregistrements de sécurité.

À quoi servent les données

Nous utilisons les données personnelles pour assurer les fonctions essentielles de KidEntry : créer des comptes, authentifier les utilisateurs, organiser salles et classes, enregistrer les présences, identifier qui peut récupérer un enfant, émettre étiquettes et QR codes, envoyer des avis, assurer le support et respecter les obligations légales, contractuelles, fiscales, de sécurité et d'audit.

Nous ne vendons pas de données personnelles et n'utilisons pas les données des enfants à des fins de publicité comportementale. Nous ne permettons pas non plus aux responsables ou aux enfants de publier du contenu accessible à d'autres utilisateurs en dehors du contexte de l'organisation.

Protection des données et données des enfants

Les données des enfants exigent une attention particulière. L'organisation doit recueillir et enregistrer le consentement des parents ou responsables lorsque la loi l'exige, et ne saisir que les données nécessaires à la prise en charge, à la sécurité, à l'identification et au fonctionnement du service. KidEntry propose des registres de consentement et des contrôles d'accès pour accompagner ce fonctionnement.

Les informations sensibles, comme les notes de santé, les restrictions alimentaires, les besoins spécifiques et les restrictions légales de récupération, ne doivent être renseignées que lorsqu'elles sont utiles pour protéger l'enfant ou pour respecter une obligation de l'organisation.

Services susceptibles de traiter des données

Pour faire fonctionner la plateforme, certains prestataires peuvent traiter des données pour notre compte ou pour celui de l'organisation :

• Base de données et hébergement de l'application, utilisés pour conserver comptes, enregistrements, présences, audit et paramètres.
• Stockage de fichiers compatible S3, comme AWS S3, SeaweedFS, MinIO ou un service équivalent, utilisé pour les photos, logos et images nécessaires à l'inscription.
• AWS SES ou un autre fournisseur SMTP configuré par l'opérateur, utilisé pour les e-mails transactionnels, les tests d'e-mail, les invitations et la récupération de compte.
• Stripe, utilisé pour le paiement, le portail de facturation, les factures et le statut d'abonnement de l'organisation.
• Firebase Cloud Messaging et Apple Push Notification service, lorsqu'ils sont activés, utilisés pour envoyer des notifications aux appareils Android, Web et iOS.

Ces services doivent être configurés avec les propres comptes de l'opérateur et des identifiants protégés. KidEntry évite d'exposer des secrets dans le navigateur et garde les vraies clés hors du dépôt de code.

Utilisation hors ligne et cache sur l'appareil

KidEntry peut fonctionner comme une PWA et conserver des données temporaires dans le navigateur ou l'application afin que l'équipe puisse consulter et enregistrer des arrivées même avec une connexion instable. Ce cache peut inclure des listes d'enfants, de salles, de classes, l'état des présences et les actions en attente d'envoi.

Ces données restent sur l'appareil utilisé par le membre de l'équipe ou le responsable et sont synchronisées avec le serveur au retour de la connexion. Nous recommandons donc d'utiliser des appareils protégés par mot de passe, d'éviter les appareils partagés non contrôlés et de se déconnecter le cas échéant.

Conservation et suppression

Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, préserver l'historique de sécurité, respecter les obligations légales ou servir les intérêts légitimes de l'organisation, comme l'audit des récupérations et des présences. Les formules peuvent limiter la durée d'historique disponible.

Lorsqu'une organisation, un responsable ou une personne concernée demande la suppression, la demande est examinée au regard des obligations légales, de la sécurité des enfants, des registres de consentement, de l'audit et de la prévention de la fraude. Les données mises en cache localement peuvent devoir être supprimées sur l'appareil lui-même en se déconnectant, en vidant l'application/le navigateur ou en resynchronisant.

Droits des personnes concernées

Les parents, responsables, membres de l'équipe et autres personnes concernées peuvent demander la confirmation du traitement, l'accès, la rectification, la portabilité le cas échéant, des informations sur le partage, la révision des consentements, l'opposition et la suppression, dans les limites légales et opérationnelles. Le moyen le plus direct est de s'adresser d'abord à l'organisation qui a créé l'enregistrement.

Sécurité

KidEntry utilise des contrôles tels que l'authentification, des sessions protégées, des profils d'accès, des journaux d'audit, la séparation par organisation, HTTPS en production, des mots de passe stockés sous forme protégée et une gestion prudente des secrets d'environnement. Aucune plateforme n'est exempte de risques, mais nous travaillons à réduire l'exposition et à limiter l'accès au strict nécessaire.

Contact

Pour toute question sur un enregistrement précis, contactez l'organisation qui en est responsable. Pour les questions techniques ou les demandes liées à la plateforme, utilisez le canal de support indiqué dans l'application ou dans le contrat de l'organisation.